La Oficial Mayor de Ejecutivo Estatal, Ada Amelia Andrade Contreras, dio a conocer que el Archivo General logró hacer más eficientes los servicios que ofrece al público como asesorías, certificaciones y transcripciones de documentos resguardados del acervo histórico de la entidad, y que, de enero a junio del presente año, atendió a 3767 usuarios en consulta y préstamo de diarios y periódicos.
Puntualizó que, en los primeros seis meses del año, se recibieron y atendieron 257 solicitudes de información respecto de concesiones de transporte, que custodia el Archivo General del Estado, se otorgó el préstamo de expedientes de personal del Poder Ejecutivo y S.E.E.R. a Oficialía Mayor, y se recibieron 4028 documentos para su proceso y archivo, estos tres procedimientos, fueron solicitados por las distintas dependencias y áreas de Gobierno del Estado. Por otro lado, el Archivo General, procesó 4248 documentos.
La Oficial Mayor, dio instrucciones precisas para que los documentos se constituyan en el testimonio del trabajo realizado por las instituciones del Estado, al dejar constancia de las acciones diarias; al mismo tiempo que dan sustento y formalidad a las actividades que se llevan a cabo cotidianamente.
De acuerdo a la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí, para que los acervos documentales se conserven correctamente, es necesario que sean depositados en archivos, definidos como el conjunto de documentos reunidos por personas, organismos jurídicos, públicos o privados en el ejercicio de sus actividades al servicio de la gestión administrativa y de la utilización para la información, investigación y la cultura.
Para poder tener un acceso expedito y efectivo a la información en posesión de las instituciones del Estado, es prioritario referirse a la base material que da respaldo a esta práctica; los archivos son las áreas encargadas de facilitar con rapidez la información que se solicite, por lo cual es necesario contar con un sistema de archivos moderno y funcional.
Por lo anterior, se espera continuar con las asesorías en procesos archivísticos donde se manejen los siguientes aspectos: Elaboración de Cuadro General de Clasificación Archivística, Valoración Documental, Conservación Preventiva y Correctiva, y Organización de Archivos en General.