El diputado Ricardo Villarreal Loo presentó una iniciativa para expedir la nueva Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí, con la que se busca armonizar nuestra legislación local con la federal en materia de archivos en cumplimiento de los términos vinculatorios emitidos por el Poder Legislativo Federal.
El legislador destaca que el 15 de junio del año 2018 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, que entrará en vigor el 15 de junio 2019, un año después de su publicación, de acuerdo al artículo Transitorio Primero de la citada Ley General, y otorga a las entidades federativas un plazo de hasta junio 2020 para realizar las armonizaciones pertinentes.
Agrega que la nueva legislación en materia de archivos, corresponde a lo establecido en la legislación federal en la materia, y que parte de una aproximación global de la importancia de los documentos y la garantía del acceso a la información por parte de las instituciones que se refleja en nuevas obligaciones; así mismo, en medidas para la protección del patrimonio documental de la nación y el estado, y vigilancia para los archivos en poder de particulares.
Entre las novedades más notables podemos contar: la creación de un sistema institucional de archivo al interior de los sujetos obligados con nuevas áreas, incluido un archivo histórico; la creación de un sistema estatal de archivos, presidido por un Consejo y que se ocupará de cumplir el objeto de la Ley; para lo cual se fortalece la figura del Archivo General del Estado; se formaliza el proceso de entrega-recepción de archivos; y se incluyen disposiciones coherentes con temas modernos, como el reciclaje y el almacenamiento digital de archivos.
Villarreal Loo explica en su exposición de motivos, que esta propuesta de ley cuenta con 108 artículos divididos en seis Títulos. El primer Título, que contiene las disposiciones generales, marca el objeto de la Ley, identificado como establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo del Estado, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la entidad federativa y los municipios, así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos.
En el Título Segundo, llamado De la gestión documental y administración de archivos, establece obligaciones de los sujetos contemplados por esta Ley; como por ejemplo la creación del Sistema Institucional de Archivos, integrada por áreas de coordinación y operativas, con el fin de salvaguardar y garantizar el acceso a los documentos en su poder, respetando los lineamientos que la Ley y el Consejo del Sistema Estatal de Archivos dispongan.
El Tercer Título se denomina De la valoración y conservación de los archivos que define deberes de los sujetos obligados respecto a la clasificación, valoración y cuidado de los documentos, y para tal fin se contempla la creación de grupos multidisciplinarios al interior de los sujetos obligados.
En el Cuarto Título, se dispone lo relativo al Sistema Estatal de Archivos, que integrará a más agentes que el Sistema emanado de la Ley vigente, ya que incluirá a representantes de los tres Poderes, de los Ayuntamientos y de los sujetos obligados. Esta estructura, estará presidida por el Consejo Estatal de Archivos, que incluirá la nueva figura del Director Estatal de Archivos, además se establecen las pautas de funcionamiento y atribuciones del Consejo.
Por otro lado, se fortalecen las atribuciones y el papel del Archivo General del Estado. El Título Quinto, se dedica al Patrimonio documental de la Entidad y a la cultura archivística, definiendo a dicho Patrimonio como el: conjunto de documentos que no son sustituibles y dan cuenta de la evolución histórica del Estado y de las personas, instituciones o hechos que han contribuido en su desarrollo, cuyo valor testimonial, evidencial o informativo, los reviste de interés general, y estableciendo disposiciones para su protección y declaratoria.
El Sexto Título está enfocado a las infracciones en materia de archivos, así como a las sanciones y recursos administrativos, los cuales en cumplimiento a la Ley General, deben ser definidas por el Poder Legislativo Estatal, por lo que en esta propuesta se mantiene las infracciones en la Ley de Archivos vigente, con la salvedad, de que todo procedimiento relacionado se debe efectuar de acuerdo a la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado, y en el caso de las infracciones cometidas por particulares, éstas deben ser conocidas por las autoridades competentes, previendo así diversos casos, como por ejemplo, daños al patrimonio documental del Estado.
Además de lo anterior, de la Ley actualmente vigente, también se mantienen atribuciones del Archivo Histórico del Estado para brindar asesoría especializada a los sujetos obligados, y también se le incluye en el Consejo del Sistema de Archivos, aspecto no contemplado por la Ley General, de igual forma se mantiene la atribución de los sujetos obligados de establecer los lineamientos específicos de consulta documental, siempre y cuando observen las disposiciones de Ley y los principios de Transparencia y Acceso a la Información; “con lo que garantiza la adopción de la nueva Normatividad mientras se mantienen algunos aspectos prácticos de la Ley vigente”, indica el diputado.
La iniciativa fue turnada para su análisis a las comisiones de Transparencia y Acceso a la Información Pública; Puntos Constitucionales; y Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología.